団体概要

個人情報保護方針

平成18年3月7日制定


(一社)神戸大学工学振興会 個人情報保護方針


(一社)神戸大学工学振興会

1.総則

  1)(一社)神戸大学工学振興会(以下、KTCと呼ぶ)は、会員の個人情報の保護を重要事項の
    一つと位置づけ、「個人情報の保護に関する法律(H17年4月1日施行、以下、法と呼ぶ)」
    に従い、個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムとして、「個人情報保護方針
    」を定める。
  2)理事長以下全理事、及び事務局員は、本方針に従い、KTC会員の個人情報を安全に管理・
    維持していかなければならない。

2.個人情報保護の体制
  1)KTCの個人情報保護に関する最高責任者は理事長とし、日常業務についての責任者は常務
    理事とする。
  2)個人情報のデータ取扱者は、理事長が指名した理事、及び事務局員に限定する。

3.個人情報の利用目的
  KTCは、法第15条に従い、KTC会員の個人情報の利用目的を特定し、次に掲げる通りとす
  る。
  1)KTC総会開催通知、及びKTC機関誌の送付
  2)KTCが主催する行事の案内状の送付、又はメール配信
  3)神戸大学工学部又は神戸大学大学院自然科学研究科が関係する産学連携などに関し、KTC
    理事長通達の送付、又はメール配信
  4)神戸大学および神戸大学工学部又は大学院自然科学研究科が主催し、KTCが共催、協賛す
    る行事の案内状の送付、又はメール配信
  5)KTC所属単位クラブが主催する、KTCが認めた行事の案内状の送付、又はメール配信
  6)その他KTCが必要と認めたもの

4.データ内容の正確性の確保
  KTCは、法第19条に従い、会員の個人情報データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなけれ
  ばならない。そのため、本人からの申告によるものを使用する。

5.安全管理措置
  KTCは、法第20条に従い、会員の個人情報データの漏洩、滅失又は棄損の防止その他の安全管
  理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。そのため、会員の個人情報データを管
  理するパソコンは外部からアクセスできぬよう独立のシステムとし、パスワードによるキーロッ
  クすることなどにより厳重に管理運営する。

6.第三者への提供・開示などの禁止
  1)KTCは、法第23条に従い、「本人の同意がある場合」、または「法令等で要求された場合
    」を除き、登録された会員の個人情報を、企業・団体など第三者に提供・開示してはならな
    い。
  2)他学部の同窓会などの団体から、KTCに対しKTC会員の個人情報提供の要請がなされた
    場合、KTCは会員の個人情報を安全に管理していることを明確にし、次の全項目の条件が
    満たされれば、本人の同意を得るための手続を開始することができるものとする。
    ① 要請元からコンプライアンス・プログラムの提供を受け、「利用目的」が具体的に示さ
      れ・「安全管理」などが適切に実行されている、との確証が得られること。
    ② この「利用目的」は、KTCの活動を間接的に支援していただける内容であること。
    ③ 提供する個人情報は、氏名・現住所に限定すること。但しKTCが必要と認めて場合は
      勤務先名、所在地、電話番号を提供することが出来る。
      住所の変更などを考慮し、この有効期間は1年間とし、要請元から必要があれば年度ご
      とに、個人情報の提供要請がなされるものとする。
      メールアドレス・勤務先などの個人情報については、本人からの同意の有無に拘わらず
      、これらを提供しない。これは、勤務先へのemail発信は節度をもってあたるべき
      で、「KTC会員にはKTCから発信する」、との立場からである。
  3)提供した個人情報が、KTCの活動に対しマイナス面に作用しているとKTCが判断した場
    合には、これらの情報は即刻返却要求し、爾後、当該要請元に対して、個人情報の提供を一
    切行わないものとする。

7.KTC関連の単位クラブへの要請
  1)KTCが個人情報を提供したKTC関連の単位クラブへ、各単位クラブ、同窓会のサイトな
    どを通じ、KTC会員の個人情報が侵害されること(たとえば、個人情報の変更手続きを、
    「住所・連絡先変更」などとし、他業者などへの委託により)のなきよう、関係各位の責任
    において適切な措置を講じていただくよう要請する。
  2)万一、KTC関連の単位クラブから、KTC会員の個人情報が漏洩するなどの事態に至った
    場合、これに関連する事態全般について、KTCは免責されるものとする。

8.委託先の監督
  KTCは、機関誌の発送業務など個人データの取扱いの一部を委託する場合、委託先において「
  本方針」に従った個人データの安全管理が確保されるべく、委託先との間で、別途、契約を締結
  するものとする。

9.付則
  本方針は、理事会の決議を経て、平成18年3月7日から施行する。
  なお、本方針をより改善させるために、理事会の決議に基づき、これを改訂することができる。
  この起案者は常務理事とする。